Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa (D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000) ha introdotto una serie di novità rilevanti per il cittadino; in particolare prevede:

1. Autocertificazione:

Le amministrazione pubbliche, i gestori di servizi pubblici (aziende che forniscono acqua, luce, gas, ecc.) ed i privati che vi consentono, sono tenuti ad accettare al posto dei certificati, dichiarazioni rese personalmente dall'interessato e firmate sotto la propria responsabilità.

I certificati che possono essere sostituiti con l’autocertificazione sono:

• data e luogo di nascita;
• residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero  ;
• stato di famiglia, esistenza in vita, nascita del figlio;
• decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione;
• appartenenza ad ordini professionali;
• titoli di studio acquisiti ed esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titoli di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica, assolvimento di obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e dei dati contenuti nell'archivio dell'anagrafe tributaria inerente l'interessato;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione, di studente, qualità di legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, tutore, curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• adempimento o non adempimento degli obblighi militari, compreso lo stato matricolare;
• certificazione di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione e di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi e provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale;
• non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• non trovarsi in stato di liquidazione o fallimento e di non aver presentato domanda di concordato;

Non sono autocertificabili i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti.

Dichiarazione sostitutiva di certificazione

2. Dichiarazione sostitutiva di notorietà:

In tutti i casi in cui non sia possibile ricorrere all'autocertificazione, è possibile utilizzare la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.; l'interessato può dichiarare fatti, stati o qualità personali o relativi ad altri soggetti, purchè la dichiarazione sia resa nel proprio interesse e riguardi circostanze che siano a sua diretta conoscenza. La dichiarazione deve essere resa personalmente e per iscritto dall'interessato e, solo nel caso di presentazione ad un soggetto privato è necessaria l'autenticazione della firma del sottoscrivente ed è dovuta l’imposta di bollo; in tutti gli altri casi sarà sufficiente firmare ed allegare la fotocopia del documento di identità (nei casi di invio per posta o attraverso fax o e-mail) oppure apporre la propria firma davanti al dipendente addetto. La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può infine riguardare la conformità all'originale di documenti rilasciati o depositati presso una pubblica amministrazione o di qualsiasi tipo di documento fiscale soggetto a conservazione da parte del contribuente

Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità degli atti che sostituiscono; i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali non soggetti a modificazione (es: certificati di nascita e di morte) hanno validità illimitata mentre tutti gli altri certificati hanno validità di 6 mesi dal momento del rilascio salvo che leggi o regolamenti non prevedano una validità superiore.

Dichiarazione sostitutiva atto di notorietà

3. Esibizione di documenti al posto dei certificati:

I dati personali relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza possono essere attestati con l’esibizione al funzionario incaricato di un documento di identità o di riconoscimento (carta d'identità, passaporto, patente di guida e nautica, porto d'armi, libretto di pensione, patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici e tessere di riconoscimento munite di fotografia rilasciate da un'amministrazione dello Stato.), senza che occorra presentare i relativi certificati; in questo caso viene acquisita agli atti la fotocopia del documento esibito.

Sanzioni per chi dichiara e sottoscrive il falso

I soggetti che rilasciano dichiarazioni false o esibiscono atti contenenti dati non più rispondenti a verità sono puniti con pene che possono arrivare alla reclusione fino ad un massimo di 3 anni; tali dichiarazioni false possono inoltre portare alla decadenza automatica dei benefici per ottenere i quali è stata prodotta la documentazione falsa.